Gute Kommunikation im Beruf: 5 Prinzipien für klare und wirksame Gespräche

Vor einigen Jahren habe ich regelmäßig mit einem kreativen Team zusammengearbeitet. Was mir auffiel: In Besprechungen kamen sehr unterschiedliche Ideen auf den Tisch. Es wurde widersprochen, nachgefragt, verworfen und neu gedacht. Trotzdem entstand erstaunlich wenig Reibung.

Nicht, weil alle einer Meinung waren. Sondern weil die Menschen einander zuhörten.

Wer sprach, bekam Aufmerksamkeit. Eine andere Meinung wurde nicht sofort als Angriff verstanden. Und niemand musste beweisen, dass die eigene Idee die beste war. Irgendwann fragte ich nach, wie sie das hinbekommen.

Eine Antwort ist mir bis heute geblieben:

»Du brauchst Selbstvertrauen und Demut. Ich weiß, was ich kann. Und ich weiß, wie wichtig der andere für das Ergebnis ist.«

Für mich steckt darin erstaunlich viel über gute Kommu­nikation.

Denn gute Gespräche entstehen nicht durch möglichst raffinierte Formulierungen. Sie entstehen, wenn eine offene, interessierte Haltung, Gesprächsführung und Klarheit zusammenkommen.

1. Kläre zuerst, was du erreichen willst

Viele schwierige Gespräche beginnen schon deshalb ungünstig, weil das Ziel nicht klar ist. Was soll am Ende des Gesprächs anders sein? Möchtest du informieren? Eine Entscheidung treffen? Eine Erwartung klären? Feedback geben? Einen Konflikt ansprechen? Oder gemeinsam eine Lösung entwickeln?

Das klingt banal.

Ist es aber nicht.

Gerade in anspruchsvollen Mit­ar­bei­ter­gesprächen vermischen sich häufig mehrere Anliegen. Dann wird viel gesprochen, aber wenig geklärt.

Mein Rat: Formuliere vor einem wichtigen Gespräch einen Satz:

»Am Ende dieses Gesprächs möchte ich erreicht haben, dass …«

Allein diese Klarheit verändert häufig schon den Gesprächsverlauf.

2. Höre zu, um wirklich zu verstehen

Zuhören wird oft empfohlen und trotzdem erstaunlich selten konsequent praktiziert. Wir hören eine Aussage und bereiten innerlich bereits unsere Antwort vor. Wir interpretieren. Wir erklären. Oder wir überlegen, warum der andere falschliegt.

Gutes Zuhören versetzt mich in die Lage eine andere Position verstehen zu können. Es bedeutet zunächst, sie wirklich verstanden zu haben.

• Was meint mein Gegenüber genau?
• Was ist ihm wichtig?
• Was steckt hinter dem Einwand?
• Und habe ich tatsächlich verstanden oder frage ich besser nochmal nach?

Eine gute Rückfrage bewirkt oftmals viel mehr als fünf Minuten Argumentation.

3. Sprich aus, was du wirklich meinst

Es gibt Gespräche, die ausgesprochen höflich geführt werden und trotzdem niemandem Klarheit bringen.

»Vielleicht könntest du künftig noch ein bisschen stärker darauf achten …«

Gemeint ist eigentlich:
»Ich erwarte, dass du die vereinbarten Termine künftig einhältst.«

Das ist ein erheblicher Unterschied.

Wertschätzung bedeutet nicht, eine Botschaft so weich zu formulieren, dass ihre Bedeutung verloren geht. Gerade in Führung und Zusammen­arbeit brauchen Menschen Orientierung.

• Was beobachte ich?
• Was ist meine Erwartung?
• Was muss sich verändern?
• Und worauf können wir uns konkret verständigen?

Klarheit und Respekt passen sehr gut zusammen.

4. Steuere zuerst dich selbst

Die meisten von uns können gut kommunizieren, solange ein Gespräch angenehm verläuft. Interessant wird es bei Kritik, Widerstand oder einem Satz, der uns persönlich trifft.
Dann wird aus Gesprächsführung schnell Reaktion. Wir rechtfertigen uns. Werden schärfer. Unterbrechen. Ziehen uns zurück. Oder sagen etwas, das wir wenige Minuten später anders formuliert hätten.

Deshalb gehört für mich emotionale Selbststeuerung unmittelbar zu guter Kommu­nikations­kompetenz.

- Was passiert gerade in mir?
- Was löst mein Gegenüber aus?
- Und wie möchte ich jetzt bewusst reagieren?

Professionell zu kommunizieren bedeutet nicht, keine Emotionen zu haben. Es bedeutet, ihnen nicht automatisch die Gesprächsführung zu überlassen.

5. Sorge am Ende für Verbindlichkeit

Ein Gespräch kann sich ausgesprochen gut anfühlen und trotzdem wirkungslos bleiben. Alle haben ihre Sicht erklärt. Man hat Verständnis füreinander. Die Atmosphäre ist wieder besser. Und am nächsten Montag ist alles wie vorher. Deshalb gehört für mich zu guter Gesprächsführung immer auch die Frage:

Was genau machen wir jetzt?

• Wer übernimmt was?
• Bis wann?
• Was wurde entschieden?
• Was bleibt offen?
• Und wann sprechen wir wieder darüber?

Gerade in Führung, Projektarbeit und Team­zusammenarbeit entsteht Verbindlichkeit nicht von selbst. Sie muss im Gespräch hergestellt werden.

Kommunikation braucht mehr als Techniken

Natürlich helfen Gesprächsmodelle, Fragetechniken und klare Strukturen.

Aber eine Methode allein führt noch kein gutes Gespräch.

Wenn ich meinem Gegenüber innerlich längst das Etikett »schwierig« gegeben habe, wird das im Gespräch spürbar.

Wenn ich nicht bereit bin zuzuhören, hilft mir die beste Fragetechnik wenig.

Und wenn ich eine notwendige Botschaft nicht ausspreche, kann auch eine freundliche Atmosphäre die fehlende Klarheit nicht ersetzen.

Deshalb trainieren wir in einem guten Kommu­nikations­training nicht nur Formulierungen. Wir trainieren ebenso die Haltung, Selbst­wahrnehmung, Gesprächssteuerung, damit wir das eigene Verhalten unter Druck bewusst erkennen und ergebnisorientiert steuern können.

Was bedeutet das für HR?

Für Personal­entwicklung ist Kommunikation deshalb kein Thema, das mit einer Sammlung guter Gesprächstechniken erledigt ist. Entscheidend ist, in welchen Situationen Mitarbeitende und Führungskräfte im Unternehmen tatsächlich sicherer werden sollen.

Feedback?

Kritik?

Schnittstellen?

Konflikte?

Kunden­gespräche?

Meetings?

Verhandlungen?

Je konkreter die Gesprächssituationen beschrieben sind, desto gezielter lässt sich Kommu­nikations­kompetenz entwickeln und später auch im Alltag beobachten.

Mein Impuls für dich

Denk an ein Gespräch, das in den nächsten Tagen ansteht. Und prüfe vorher fünf Dinge:

1. Was möchte ich erreichen?
2. Was muss ich verstehen?
3. Was muss ich klar aussprechen?
4. Worauf muss ich bei mir selbst achten?
5. Und welche Vereinbarung brauchen wir am Ende?

Das ist keine komplizierte Gesprächstechnik. Aber es verändert, wie du in ein Gespräch hineingehst.

Doris Amoon
Akademieleitung, Executive Coach & Senior-Trainerin
Schuppan Leadership Akademie